Lesen Sie jetzt, wie Ihre Mitarbeiter in Kundenservice, Vertrieb und Marketing mit Textbausteinen noch effizienter arbeiten können und welche Vorlagen sie dafür verwenden sollten.
Lange Zeit wurden SMS nicht nur im privaten Freundeskreis versendet, sondern auch für kommerzielle Zwecke genutzt. Schließlich haben Sie wahrscheinlich schon einmal eine kurze Text- oder Messaging-Nachricht an einen Kollegen, Vorgesetzten oder potenziellen Kunden gesendet, oder?
Unternehmen haben diesen Trend erkannt und kommunizieren mit ihren Kunden nun über Facebook Messenger, WhatsApp und Co. und wieder.
Warum Sie Textbausteine verwenden sollten
Für eine einzelne Nachricht von einem einzelnen Mitarbeiter dauert das Eintippen des Textes nur wenige Minuten. Je nachdem, wie viele Kundenanfragen Ihr Team bearbeitet, kann Sie das Schreiben von Nachrichten jedoch mehrere Stunden pro Woche kosten. Das ist wertvolle Zeit, die an anderer Stelle sinnvoller genutzt werden könnte. Außerdem hat jeder Mitarbeiter seinen eigenen Schreibstil.
Was im privaten Bereich völlig in Ordnung ist, kann auf geschäftlicher Ebene in Bezug auf Ihre Corporate Identity zum Problem werden: Schließlich müssen Sie auch in der Kommunikation mit dem Kunden konsequent sein.
Daher sind Vorlagen und Textbausteine die beste Lösung für sich wiederholende Kundenanfragen. Das spart Ihrem Team Zeit und Ihr Kunde bekommt schneller eine Antwort auf seine Frage. Darüber hinaus können Sie Vorlagen verwenden, um sicherzustellen, dass IhreSprachton auch in der Kommunikation mit dem Kundenist erhalten. Dadurch wird verhindert, dass Kunden durch eine ungewöhnliche Ansprache irritiert werden.
Darüber hinaus sind die Vorlagen auch für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sehr hilfreich. Dadurch lernt Ihr Mitarbeiter schneller, wie er auf häufige Fragen und Probleme reagieren kann.
5 Vorlagen für Ihren Kundenservice
Mitarbeiter im Kundenservice sind oft die ersten persönlichen Ansprechpartner für potenzielle Kunden und Neukunden für Ihr Unternehmen. Umso wichtiger ist es, dass der erste Eindruck positiv ist. Und es funktioniert am besten mit diesen Nachrichtenvorlagen.
Persönliche Willkommensnachricht
Hallo [Kundenvorname, Nachname], mein Name ist [Mitarbeitervorname, Nachname] und willkommen bei [Firmenname]. Fühlen Sie sich frei, mich zu kontaktieren, wenn Sie Fragen zu unserem [Produkt oder Service] haben.
Danke für die Antwort
Hallo [Kunde Vorname, Nachname], vielen Dank für Ihr Feedback, das ich intern gesendet habe. Feedback zu unserem [Produkt oder Service] ist für uns sehr wertvoll. Jetzt können wir unseren Service für Sie und alle anderen Kunden ständig verbessern!
Antwort auf Reklamation
Hallo [Customer First Last], vielen Dank, dass Sie uns über [Problem] informiert haben, und entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten. Ich habe das zuständige Team benachrichtigt und wir arbeiten daran, das Problem so schnell wie möglich zu lösen. Wenn es Neuigkeiten dazu gibt, melde ich mich sofort!
eine Rückerstattung anbieten
Hallo [Kundenvorname, Nachname], es tut uns leid, dass [Service oder Produkt] Ihre Erwartungen nicht erfüllt hat. Als Entschädigung möchte ich Ihnen [Betrag x] zurückerstatten, der in den nächsten 5–10 Werktagen auf Ihrem Konto eingeht. Melden Sie sich, wenn Sie weitere Fragen dazu haben.
Follow-up nach der Lösung eines Problems
Hallo [Kunde Vorname, Nachname], vor einigen Tagen haben Sie uns über [Problem] informiert, für das ich [Lösung] angeboten habe. Nun möchte ich fragen, ob Sie mit dieser Lösung zufrieden sind. Ich freue mich sehr über eine kurze Nachricht darüber!
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5 standardisierte Texte für Verkäufer
Im Verkauf können kleine Textnachrichten einen großen Einfluss auf Ihren Umsatz haben. Umso wichtiger ist es, dass Sie Ihre Textvorlagen sorgfältig auswählen und an Ihren gewohnten Ton anpassen. Hier sind fünf Tipps, die Sie sofort in Ihrem Arbeitsalltag anwenden können.
Antwort auf eine Kundenanfrage
Hallo [Prospect First Name Last Name], vielen Dank für Ihr Interesse an [Service oder Produkt]. Mein Name ist [Vor- und Nachname des Mitarbeiters] und ich arbeite als Vertriebsleiter bei [Firmenname]. Gerne beantworte ich all Ihre Fragen in einem unverbindlichen Beratungsgespräch. Bitte zögern Sie nicht, eine Zeit zu vereinbaren, die für Sie am besten geeignet ist [Kalender-Link]. Ich hoffe, mit Ihnen zu sprechen!
Verfolgen Sie einen verpassten Anruf
Hallo [Name des potenziellen Kunden], vielen Dank für Ihren Anruf bei [Name des Unternehmens]. Leider konnte ich Sie telefonisch nicht erreichen. Gerne können Sie mich per E-Mail kontaktieren oder ein persönliches Gespräch per Telefon oder Videoanruf vereinbaren. Wählen Sie hier [Kalenderlink] eine Zeit aus, die für Sie am besten passt.
Preiszusammenstellung
Hallo [Interessent Vor- und Nachname], unser Basispaket beginnt bei [x Euro/Monat] und unser Premiumpaket kostet [x Euro/Monat]. Das Basispaket eignet sich am besten für Einzelpersonen und kleine Teams. Das Premium-Paket hingegen ist für größere Teams optimiert und kann um einige weitere Features wie [Zusatzfunktionen] erweitert werden. Fühlen Sie sich frei, mich zu kontaktieren, wenn Sie Fragen haben!
Vergleich mit Wettbewerbern
Hallo [Name des Interessenten], ich werde oft gefragt, wie sich [Name des Unternehmens] von [Wettbewerber x] unterscheidet. Unsere exklusiven Verkaufsstellen sind [Drei Unterscheidungsmerkmale (PVU)]. Bei weiteren Fragen können Sie gerne einen unverbindlichen Beratungstermin mit mir vereinbaren [Kalenderlink].
Reaktivierung von Interessenten
Hallo [Name des potenziellen Kunden], nochmals vielen Dank für Ihre Anfrage am [Datum]. Ich habe eine Weile nichts von Ihnen gehört und wollte nur wissen, ob Sie immer noch an [Produkt oder Dienstleistung] interessiert sind. Vereinbaren Sie bei Fragen gerne einen neuen, unverbindlichen Termin [Link zum Kalender].
5 Vorlagen für Ihr Marketingteam
In der Regel haben die meisten Marketingverantwortlichen keinen direkten Kundenkontakt. Aber in manchen Fällen, zum Beispiel um Kundenfeedback einzuholen, können einige Textbausteine auch für das Marketing sinnvoll sein.
Bitten Sie Kunden, an einer Umfrage teilzunehmen
Hallo [Kundenvorname, Nachname], mein Name ist [Mitarbeitervorname, Nachname] und ich arbeite als Marketingleiter für [Firmenname]. Zunächst vielen Dank, dass Sie [Produkt oder Dienstleistung] nutzen! Um unseren Service für Sie weiter zu verbessern, möchte ich Sie heute um Ihr Feedback bitten. Ich würde mich freuen, wenn Sie sich 5 Minuten Zeit nehmen würden, um uns in dieser Umfrage [Umfragelink] zu bewerten.
Fragen Sie Kunden nach einer Referenz
Hallo [Kundenvorname, Nachname], mein Name ist [Mitarbeitervorname, Nachname] und ich arbeite als Marketingleiter für [Firmenname]. Aktuell suche ich Kunden, die sich auf unserer Website mit einem kurzen Text und einem Foto vorstellen möchten. Selbstverständlich bieten wir Ihnen eine kleine Aufwandsentschädigung in Form einer [Prämie o.ä.] an. Habe ich damit Ihr Interesse geweckt?
Bitten Sie Kunden, Ihnen in den sozialen Medien zu folgen
Hallo [Kundenvorname, Nachname], mein Name ist [Mitarbeitervorname, Nachname] und willkommen bei [Firmenname]. Wenn Ihnen unser [Produkt oder unsere Dienstleistung] gefällt, würde ich mich freuen, wenn Sie uns auf [sozialem Netzwerk] folgen: [link].
Antwort auf den Newsletter abbestellen
Hallo [Kunden Vorname, Nachname], mein Name ist [Mitarbeiter Vorname, Nachname] und ich arbeite als Marketing Manager bei [Firmenname]. Ich verstehe, dass Sie sich von unserem Newsletter abgemeldet haben. Ich würde es sehr schätzen, wenn Sie mir die Gründe für die Verbesserung des Service für unsere Kunden mitteilen würden.
um Bewertungen bitten
Hallo [Kunden Vorname, Nachname], mein Name ist [Mitarbeiter Vorname, Nachname] und ich arbeite als Marketing Manager bei [Firmenname]. Ich hoffe, Sie sind mit unserem [Produkt oder Service] zufrieden und würde es begrüßen, wenn Sie uns auf dem [Feedback-Portal][Feedback-Link] eine Bewertung schreiben würden.
Gruppieren Sie Ihre Kommunikationskanäle mit Superchat
Jetzt haben Sie einen kleinen Vorrat an Textbausteinen, aber Ihre Mitarbeiter nutzen E-Mail, SMS, WhatsApp und Business noch getrennt? Um noch effizienter zu arbeiten, müssen Sie in diesem Fall alle Kommunikationskanäle miteinander verbinden.
Das geht zum Beispiel mit Superchat. Mit der Software müssen Sie und Ihre Mitarbeiter sich künftig nur noch in einen Account einloggen und können Ihre Kunden trotzdem auf dem Kanal Ihrer Wahl ansprechen. Aber das Beste: Sie können Ihrem zufriedenen Kunden mit dem neusten Textbaustein einen Bewertungslink schicken und jede Menge neue positive Bewertungen sammeln!
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